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Individuell statt generisch
Ein auf die konkrete Stelle zugeschnittenes Motivationsschreiben überzeugt mehr als jeder noch so elegant formulierte Standardtext.
Bewerbung
Motivationsschreiben in der Schweiz richtig schreiben
Das Motivationsschreiben gilt als das schwierigste Dokument in der ganzen Bewerbungsmappe. Manche schicken denselben Text an zwanzig Arbeitgebende und fragen sich, warum keine Antwort kommt. Andere sitzen stundenlang vor einem leeren Dokument. Dabei ist das Motivationsschreiben eigentlich eine der wenigen Stellen der Bewerbung, an der Motivation und Persönlichkeit direkt zum Ausdruck kommen können. Wer versteht, was Personalverantwortliche in der Schweiz suchen und was sie garantiert überspringen, ist damit schon im Vorteil gegenüber vielen Mitbewerbenden.
Motivationsschreiben oder Bewerbungsschreiben: Was ist der Unterschied?
In der Schweizer Bewerbungspraxis werden die Begriffe Motivationsschreiben und Bewerbungsschreiben oft gleichbedeutend verwendet. Wer sich auf eine Stelle bewirbt, legt dem Lebenslauf in der Regel ein Begleitschreiben bei, das erklärt, warum genau diese Stelle und genau dieses Unternehmen angefragt wird. Der Unterschied liegt weniger im Aufbau als im Ton: Ein klassisches Bewerbungsschreiben ist sachlicher und knapper gehalten, während ein Motivationsschreiben etwas persönlicher ausfallen darf und die Begeisterung für die Aufgabe stärker sichtbar macht. In beiden Fällen gilt dieselbe Grundregel: Das Schreiben muss auf die konkrete Stelle zugeschnitten sein. Personalverantwortliche, die täglich viele Bewerbungen sichten, erkennen Standardformulierungen sofort. Mal ehrlich: Wer sich die Zeit nimmt, das Schreiben individuell zu gestalten, hebt sich allein dadurch schon von vielen Mitbewerbenden ab. Das gilt besonders in einem Arbeitsmarkt wie dem schweizerischen, in dem Sorgfalt und Verlässlichkeit stark gewichtet werden. Ein gut geschriebenes Motivationsschreiben kann eine schwächere Ausbildung teilweise ausgleichen. Umgekehrt kann ein nachlässig verfasstes Schreiben den Gesamteindruck einer Bewerbung spürbar schwächen. Damit stellt sich die nächste Frage: Wie sieht der richtige Aufbau aus?
Aufbau: Was hineingehört und was nicht
Ein Motivationsschreiben in der Schweiz folgt einem klaren Aufbau. Oben rechts stehen die Absenderdaten: Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Darunter folgen Ort und Datum sowie die vollständige Adresse des Unternehmens mit korrektem Firmennamen und Abteilung, falls bekannt. Die Betreffzeile nennt halt die ausgeschriebene Stelle mit ihrer genauen Bezeichnung und, wenn im Inserat angegeben, der Referenznummer. Danach folgt die Anrede. «Sehr geehrte Frau Müller» ist besser als das unpersönliche «Sehr geehrte Damen und Herren», weil es zeigt, dass die Kontaktperson aktiv recherchiert wurde. Das zählt. Der eigentliche Text gliedert sich in Einleitung, Hauptteil und Schluss. Nach der Grussformel folgen die Beilagenvermerke: «Beilagen: Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Diplome». Was nicht in ein Motivationsschreiben gehört: Lohnforderungen in der Einleitung, übertriebene Schmeicheleien gegenüber dem Unternehmen und Inhalte, die wortgleich im Lebenslauf stehen. Wenn das Inserat explizit nach Lohnvorstellungen fragt, können diese im Schlussteil kurz und als Bandbreite erwähnt werden. Ansonsten ist das Thema Lohn Sache des Vorstellungsgesprächs. Mit dem richtigen Aufbau im Kopf kommt es als nächstes auf den ersten Satz an.
Der erste Satz: Warum Standardeinstiege nicht funktionieren
Der erste Satz eines Motivationsschreibens entscheidet mit darüber, ob weitergelesen wird. Wer mit «Hiermit bewerbe ich mich auf die ausgeschriebene Stelle als...» beginnt, verschenkt die erste Zeile an eine Information, die für den Empfänger vollkommen offensichtlich ist. Genau dieser Satz wirkt dadurch beliebig und nimmt dem Schreiben schon zu Beginn die Wirkung. Besser ist ein Einstieg, der sofort einen inhaltlichen Bezug herstellt: zur Stelle, zum Unternehmen oder zu einer konkreten Aufgabe aus dem Inserat. Wer sich auf eine Position als Projektleiterin bewirbt und im Inserat liest, dass das Team gerade eine ERP-Einführung begleitet, kann direkt darauf eingehen und zeigen, dass das Inserat wirklich gelesen wurde. Auch ein präziser Bezug zur eigenen Erfahrung funktioniert als Einstieg gut, solange er direkt relevant für die Stelle ist. Was nicht funktioniert: allgemeine Aussagen über die Begeisterung für eine Branche, vage Komplimente wie «Ihr Unternehmen ist bekannt für seine hervorragende Unternehmenskultur» und Begeisterungsbekundungen ohne inhaltliche Substanz. Die Einleitung sollte maximal drei kurze Sätze umfassen. Kürze ist hier Stärke. Eine Selbstkorrektur ist an dieser Stelle sinnvoll: Man könnte denken, ein ausführlicherer Einstieg zeige mehr Engagement. Nein, das stimmt nicht. Was zählt, ist die Relevanz des Gesagten, nicht die Länge des Absatzes. Wer das verinnerlicht hat, kommt gut vorbereitet in den Hauptteil.
Der Hauptteil: Kompetenzen mit konkreten Beispielen belegen
Im Hauptteil geht es darum, einen konkreten Bezug zwischen den Anforderungen der Stelle und den eigenen Qualifikationen herzustellen. Das bedeutet nicht, den Lebenslauf in Fliesstext zu überführen, sondern ausgewählte Erfahrungen zu vertiefen und zu erklären, was dabei gelernt wurde. Wer die Stellenausschreibung genau liest und die genannten Kompetenzen mit eigenen Beispielen aus dem Berufsleben belegt, schreibt einen Hauptteil, der überzeugt. Selbstbeschreibungen wie «kommunikationsstark, teamorientiert und belastbar» bleiben wirkungslos, weil sie keine überprüfbare Aussage enthalten. Viel überzeugender ist ein konkretes Beispiel: Wer beschreibt, wie er ein Team durch eine schwierige Projektphase geführt hat und was diese Erfahrung konkret gebracht hat, macht Kompetenz greifbar. Der Unterschied ist eben dieser: zwischen Behauptung und Beleg. Zudem lohnt es sich, kurz zu erläutern, warum gerade dieses Unternehmen angefragt wird und nicht ein beliebig anderer Arbeitgebender. Recherchierte Details zeigen echtes Interesse, das über den blossen Wunsch nach einer Anstellung hinausgeht. In der Schweiz wird das als Zeichen von Professionalität und Ernsthaftigkeit gewertet. Entscheidend ist nicht die Zahl der Absätze, sondern dass jeder Punkt mit einem konkreten Beispiel belegt ist. Nach dem Hauptteil fehlt nur noch eins: ein souveräner Abschluss.
Schluss und Grussformel: Souverän abschliessen
Der Schlussteil eines Motivationsschreibens ist kürzer als der Hauptteil, aber keineswegs unwichtig. Wer mit einem klaren Satz zur Gesprächsbereitschaft abschliesst, ohne dabei aufdringlich zu wirken, hinterlässt doch einen guten letzten Eindruck. Formulierungen wie «Ich freue mich auf ein persönliches Gespräch» sind üblich und werden erwartet. Ein Schluss, der aktive Bereitschaft signalisiert, wirkt engagierter als ein passives Warten auf eine Rückmeldung. Die Grussformel lautet in der Schweiz «Mit freundlichen Grüssen», mit Doppel-s und ohne ß. «Hochachtungsvoll» gilt als veraltet und wirkt mal abgehoben, besser vermeiden. Zwischen der Grussformel und dem getippten Namen lässt man Platz für die Unterschrift. Das reicht vollkommen. Wer eine digitale Bewerbung einreicht, kann eine eingescannte oder digital erstellte Unterschrift einfügen. Die Beilagenvermerke stehen unter der Unterschrift. Wer per E-Mail bewirbt, hängt das Motivationsschreiben als PDF an und schreibt in den E-Mail-Body einen kurzen Einleitungssatz, nicht das vollständige Schreiben. Wenn Inhalt und Struktur stehen, rückt das Format in den Fokus.
Länge, Format und Sprache: Was in der Schweiz Standard ist
Ein Motivationsschreiben in der Schweiz umfasst maximal eine A4-Seite. Wer mehr schreibt, riskiert, dass das Wesentliche übersehen wird, weil Personalverantwortliche viele Bewerbungen in kurzer Zeit sichten müssen. Schriftgrösse 11 oder 12 Punkt, ein angenehmer Zeilenabstand und ausreichend Weissraum machen das Dokument lesbar und professionell. Kürze lohnt sich. Das Format sollte sachlich und aufgeräumt wirken, kreative Layouts sind allenfalls in explizit kreativen Berufen angebracht, im kaufmännischen und technischen Umfeld in der Regel nicht. Die Sprache richtet sich nach der Stelle und dem Unternehmen. Eine deutschsprachige Stelle wird auf Deutsch beworben. In der Westschweiz entsprechend auf Französisch, im Tessin auf Italienisch. Englisch kommt dann zum Einsatz, wenn das Inserat auf Englisch verfasst ist oder wenn das Unternehmen eine internationale Unternehmenssprache kommuniziert hat. Die Tonalität ist formell, aber nicht steif. Die Sie-Form ist Pflicht, Abkürzungen sollten aufgelöst werden, und Schachtelsätze machen den Text schwer lesbar. Wer unsicher ist, ob der Text klar und flüssig ist, lässt ihn von einer anderen Person lesen, bevor die Bewerbung verschickt wird. Auch das beste Format schützt nicht vor den typischen Fehlern.
Die häufigsten Fehler und wie sie entstehen
Hand aufs Herz: Zu den häufigsten Problemen in Motivationsschreiben gehört der fehlende Bezug zur konkreten Stelle. Wer einen Standardtext einsetzt und lediglich Firmenname und Stellenbezeichnung austauscht, verschenkt die Chance, einen persönlichen Eindruck zu hinterlassen. Ein weiteres klassisches Problem: Das Motivationsschreiben wiederholt in Fliesstext, was im Lebenslauf bereits vollständig steht. Das Schreiben soll den Lebenslauf ergänzen und vertiefen, nicht spiegeln. Rechtschreib- und Grammatikfehler gelten in der Schweizer Bewerbungskultur als besonders gravierend, weil sie auf mangelnde Sorgfalt hinweisen. Das gilt auch für falsche Anschriften, verwechselte Firmennamen oder einen falsch geschriebenen Namen der Ansprechperson. Wer das Motivationsschreiben per E-Mail versendet, sollte es als PDF-Datei anhängen, weil Formatierungen sonst auf verschiedenen Geräten verloren gehen können. Ebenfalls problematisch ist eine zu starke Fokussierung auf den eigenen Nutzen statt auf den Beitrag für das Unternehmen. Personalverantwortliche suchen Bewerberinnen und Bewerber, die einen Beitrag leisten wollen, nicht primär solche, die eine Stelle suchen, die ihnen Entwicklung, Abwechslung oder Stabilität bietet. Der Fokus gehört auf das, was mitgebracht wird. Diese Fallstricke gelten übrigens für alle, auch für Quereinsteiger und Menschen nach einer längeren Pause.
Motivationsschreiben als Quereinsteiger oder nach einer Bewerbungspause
Wer sich als Quereinsteiger bewirbt oder nach einer längeren Pause auf den Arbeitsmarkt zurückkehrt, kann das Motivationsschreiben nutzen, um den Übergang aktiv zu gestalten. Es geht nicht darum, die eigene Situation zu verstecken, sondern zu erklären, was die neue Richtung motiviert und welche Kompetenzen aus der bisherigen Laufbahn übertragbar sind. Eine Elternzeit, ein Auslandsaufenthalt oder eine Weiterbildungsphase sind keine Lücken, die verteidigt werden müssen, sondern Erfahrungen, die je nach Stelle sogar als Vorteil kommuniziert werden können. Wer nach einem RAV-Bezug wieder in den Arbeitsmarkt einsteigt, muss das im Motivationsschreiben nicht explizit erwähnen. Entscheidend ist, was jetzt angestrebt wird und welche Stellenpassung besteht. Internationale Bewerbende können das Motivationsschreiben dazu nutzen, einen ausländischen Abschluss kurz zu erläutern, wenn er im Lebenslauf nicht sofort einzuordnen ist. Wer eine C-Bewilligung besitzt, kann das erwähnen, weil es dem Unternehmen administrativen Aufwand erspart. Das sind wohl keine Pflichtangaben, aber strategisch sinnvolle Hinweise, die mögliche Bedenken ausräumen, bevor sie überhaupt entstehen.
Tipps auf einen Blick
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Beispiele statt Adjektive
Wer eine Kompetenz mit einem realen Beispiel aus dem Berufsleben belegt, wirkt glaubwürdiger als jemand, der sich selbst als teamfähig und kommunikativ beschreibt.
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Grussformel korrekt schreiben
In der Schweiz lautet die korrekte Formel «Mit freundlichen Grüssen», mit Doppel-s und ohne ß.
4
Als PDF versenden
Als PDF-Datei verschickt bleibt das Layout des Motivationsschreibens auf jedem Gerät und in jedem E-Mail-Client identisch.
5
Korrekturlesen nicht überspringen
Ein einziger Tippfehler kann den Gesamteindruck eines sorgfältig formulierten Motivationsschreibens empfindlich stören.
SM
HR-Expertin mit 15 Jahren Erfahrung im Schweizer Recruiting. Hat über 3000 Bewerbungen gesichtet und als Recruiterin in Banken, Pharmaunternehmen und KMU gearbeitet. Spezialisiert auf Lebenslauf-Optimierung und ATS-Systeme.
HR-Fachfrau mit eidg. FachausweisCAS Personalmanagement FHNW15 Jahre Recruiting-Erfahrung in der Schweiz
Häufige Fragen
Muss ein Motivationsschreiben in der Schweiz immer beigelegt werden?
Das hängt von der Stellenausschreibung ab. Wenn das Inserat explizit ein Motivationsschreiben oder Bewerbungsschreiben verlangt, ist es Pflicht. Wird kein Begleitschreiben verlangt, ist ein kurzes, gut formuliertes Motivationsschreiben trotzdem empfehlenswert, weil es die Bewerbungsmappe vollständig macht und Gelegenheit bietet, Interesse und Eignung in eigenen Worten zu begründen. Bei Online-Bewerbungsformularen ohne freies Textfeld für ein Motivationsschreiben ist ein separater Anhang nicht sinnvoll, ausser es gibt explizit einen Upload-Platz dafür.
Wie lang soll ein Motivationsschreiben in der Schweiz sein?
Die Faustregel lautet: eine A4-Seite, nicht mehr. Das entspricht ungefähr 300 bis 400 Wörtern bei üblicher Schriftgrösse und Zeilenabstand. Wer kürzer und prägnanter formuliert, zeigt Überblick und Respekt vor der Zeit der lesenden Person. Ein halbseitiges Motivationsschreiben ist besser als ein zweiseitiges, das mit Wiederholungen gefüllt ist. Ausnahmen gibt es bei akademischen oder wissenschaftlichen Bewerbungen, wo ein «Letter of Motivation» mehrere Seiten umfassen kann und das auch erwartet wird.
Was ist der Unterschied zwischen einem Motivationsschreiben und einem Bewerbungsschreiben?
In der Praxis sind die Begriffe in der Schweiz weitgehend austauschbar. Ein Bewerbungsschreiben begleitet die Bewerbungsmappe und benennt die angestrebte Stelle. Ein Motivationsschreiben legt den Fokus stärker darauf, warum genau diese Stelle angestrebt wird und was die persönliche Motivation dahinter ist. Der Ton eines Motivationsschreibens darf etwas persönlicher sein, ohne unprofessionell zu wirken. Stelleninserate in der Schweiz verwenden die Begriffe meist ohne klare Abgrenzung.
Kann ich das Motivationsschreiben auf Englisch verfassen, wenn das Inserat auf Deutsch ist?
In der Regel sollte das Motivationsschreiben in der Sprache des Inserats verfasst werden. Wer auf ein deutsches Inserat mit einem englischen Motivationsschreiben antwortet, riskiert, als unaufmerksam zu gelten. Ausnahme: Das Unternehmen hat explizit Englisch als Arbeitssprache kommuniziert, oder das Inserat ist zweisprachig verfasst. Im Zweifelsfall ist Deutsch die sichere Wahl. Im Text kann kurz erwähnt werden, dass weitere Sprachkenntnisse vorhanden sind.
Wie schreibe ich ein Motivationsschreiben als Quereinsteiger?
Als Quereinsteiger ist Offenheit entscheidend: Das Motivationsschreiben erklärt, warum der Wechsel in eine andere Branche oder Funktion sinnvoll ist und welche Kompetenzen aus der bisherigen Laufbahn übertragbar sind. Der Fokus liegt nicht auf dem, was fehlt, sondern auf dem, was mitgebracht wird. Konkrete Beispiele aus dem bisherigen Berufsleben, die zeigen, dass relevante Fähigkeiten vorhanden sind, sind besonders wichtig. Weiterbildungen, die für die neue Richtung unternommen wurden, sollten ebenfalls erwähnt werden.
Soll ich Lohnvorstellungen im Motivationsschreiben angeben?
In der Schweiz werden Lohnvorstellungen nur dann im Motivationsschreiben erwähnt, wenn das Inserat explizit danach fragt. Wer ungefragt eine Zahl nennt, riskiert, zu früh in der Verhandlung zu stehen. Wenn das Inserat nach Lohnvorstellungen fragt, empfiehlt sich eine realistische Bandbreite statt einer genauen Zahl. Als Orientierung dienen branchenspezifische Gesamtarbeitsverträge (GAV), Lohnrechner von Berufsverbänden und die öffentlichen Lohnstrukturerhebungen des Bundesamts für Statistik.
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